Syarat & Ketentuan

1Cara Kerja Program Grup

Bagaimana group tour Avenir bekerja

Program perjalanan Avenir merupakan Group Tour Fixed Departure. Komponen perjalanan dapat direncanakan, dialokasikan, dipesan, dijamin, atau dibayarkan berdasarkan kebutuhan seluruh grup, bukan sebagai transaksi individual yang berdiri sendiri untuk masing-masing Peserta.

Karena sifat group booking tersebut, pembatalan satu Peserta dapat tetap menimbulkan konsekuensi biaya dan komitmen terhadap keseluruhan penyelenggaraan grup, termasuk namun tidak terbatas pada seat penerbangan, hotel, bus/transportasi, land arrangement, Tour Leader/Guide, visa, asuransi, tiket objek wisata, tipping, administrasi, dan komponen lain yang telah direncanakan untuk grup.

Perhitungan bukan berdasarkan “sudah dipakai atau belum”

Cancellation Fee tidak dihitung berdasarkan apakah suatu komponen telah digunakan secara fisik oleh Peserta pada tanggal pembatalan. Belum digunakannya kamar hotel, belum dilaksanakannya perjalanan, atau belum diserahkannya tipping kepada Tour Leader/Guide/Driver tidak dengan sendirinya mengeluarkan komponen tersebut dari dasar perhitungan Cancellation Fee.

Peserta pengganti tidak otomatis menghapus Cancellation Fee

Apabila setelah pembatalan terdapat Peserta pengganti atau kapasitas perjalanan dapat dimanfaatkan kembali, kondisi tersebut tidak otomatis mengubah Cancellation Fee yang telah timbul berdasarkan ketentuan ini. Namun, apabila berdasarkan formula refund terdapat saldo yang menjadi hak Peserta, saldo tersebut tetap diproses sesuai ketentuan refund.

Minimal pendaftaran dan minimum keberangkatan grup

Keterangan "minimal pendaftaran 2 orang" pada brosur, apabila ada, pada dasarnya merupakan ketentuan pemesanan/rooming berdasarkan harga twin/double dan bukan otomatis berarti minimum jumlah peserta agar seluruh grup dapat diberangkatkan.

Status Pasti Berangkat / Guaranteed Departure

Apabila suatu program secara tertulis dinyatakan "Pasti Berangkat", "Guaranteed Departure", atau istilah lain dengan makna yang setara, status tersebut berarti keberangkatan program tidak bergantung pada tercapainya minimum jumlah Peserta. Status tersebut tetap tunduk pada Force Majeure, keputusan atau pembatasan pemerintah/otoritas, pembatalan atau perubahan material oleh maskapai/vendor utama, serta keadaan lain di luar kendali wajar Avenir sebagaimana diatur dalam bagian Force Majeure serta Perubahan/Pembatalan oleh Avenir, Maskapai, atau Vendor. Untuk program yang tidak dinyatakan Pasti Berangkat/Guaranteed Departure dan memiliki minimum jumlah Peserta, apabila jumlah minimum tidak tercapai Avenir dapat menawarkan penggabungan grup, perubahan jadwal/program, atau pembatalan program. Apabila program dibatalkan oleh Avenir karena minimum peserta tidak tercapai, penyelesaian mengikuti bagian Perubahan/Pembatalan oleh Avenir, Maskapai, atau Vendor dan tidak dikenakan Cancellation Fee Peserta.

2Pendaftaran & Pembayaran

Dari booking sampai pelunasan

Konfirmasi pendaftaran

Pendaftaran dianggap terkonfirmasi setelah data Peserta diterima, itinerary/informasi program dan ketentuan perjalanan tersedia bagi Peserta, serta DP 1 sebesar Rp5.000.000 per orang diterima oleh PT Avenir Wisata Internasional.

Kedudukan DP 1

DP 1 merupakan bagian dari total pembayaran Peserta dan bukan biaya tambahan di luar harga paket. Apabila Peserta membatalkan perjalanan, DP 1 diperhitungkan sebagai bagian dari pembayaran terhadap Cancellation Fee yang berlaku.

Dokumen tersedia sebelum pembayaran

Itinerary, invoice, dan Syarat & Ketentuan disampaikan atau dibuat tersedia melalui saluran yang dapat terdokumentasi sebelum pembayaran pertama dilakukan. Tim Sales/PIC tidak diwajibkan membacakan seluruh ketentuan satu per satu secara lisan, namun Peserta diberikan kesempatan yang wajar untuk membaca dan meminta penjelasan sebelum melakukan pembayaran.

Apabila Avenir dapat menunjukkan bahwa dokumen telah dikirim atau tersedia sebelum pembayaran, fakta bahwa Peserta memilih tidak membaca seluruh ketentuan tidak dengan sendirinya membatalkan persetujuan terhadap transaksi. Ketentuan ini tetap tunduk pada hukum yang berlaku dan tidak menghapus tanggung jawab Avenir atas informasi yang terbukti salah atau menyesatkan.

Sebelum atau pada saat pembayaran DP 1, Peserta diberikan akses terhadap itinerary dan Syarat dan Ketentuan yang berlaku.

Persetujuan dan bukti transaksi elektronik

Persetujuan terhadap program dan ketentuan dapat diberikan melalui WhatsApp, email, formulir/checkbox elektronik, sistem reservasi, atau media elektronik lain yang dapat terdokumentasi. Pembayaran setelah dokumen dan ketentuan tersedia bagi Peserta merupakan bagian dari rangkaian bukti transaksi bersama invoice, komunikasi elektronik, konfirmasi tertulis, dan catatan transaksi lainnya.

Pendaftaran beberapa Peserta dan kewenangan Pemesan

Apabila satu Pemesan mendaftarkan dan/atau membayar untuk beberapa Peserta, Pemesan menyatakan telah memperoleh persetujuan atau kewenangan dari Peserta yang didaftarkan untuk melakukan pemesanan administratif atas nama mereka dan wajib memastikan itinerary, harga, jadwal pembayaran, serta Syarat dan Ketentuan diteruskan kepada seluruh Peserta tersebut. Sepanjang Pemesan bertindak berdasarkan persetujuan atau kewenangan tersebut, tindakan, konfirmasi, dan persetujuan Pemesan sehubungan dengan pemesanan yang sama mengikat Peserta yang didaftarkan. Pemesan bertanggung jawab atas kebenaran pernyataan kewenangan tersebut, dan Avenir tetap berhak meminta bukti atau konfirmasi individual apabila diperlukan.

Jadwal pembayaran

Jadwal pembayaran & keterlambatan

Peserta yang pendaftarannya telah terkonfirmasi sebelum versi ketentuan ini berlaku tetap mengikuti jadwal dan istilah pembayaran yang tercantum pada invoice masing-masing.

Untuk program Australia & Selandia Baru, maskapai Qantas, dan Peak/High Season

Untuk seluruh program Australia dan Selandia Baru (apa pun maskapainya), program dengan Maskapai Qantas, dan program yang secara tertulis ditetapkan sebagai Peak/High Season, pelunasan wajib dilakukan paling lambat H-60 sebelum keberangkatan. Status Peak/High Season dan jadwal pembayaran khusus harus tercantum dalam invoice, itinerary, atau pemberitahuan tertulis kepada Peserta.

Pembayaran hanya melalui rekening resmi Avenir

Pembayaran yang sah dilakukan melalui transfer ke rekening bank atas nama PT Avenir Wisata Internasional sebagaimana tercantum pada invoice resmi atau instruksi pembayaran tertulis dari Saluran Resmi Avenir. Avenir tidak menerima pembayaran tunai kepada staf, transfer ke rekening pribadi, maupun pembayaran ke rekening lain yang tidak tercantum atau tidak dikonfirmasi secara resmi.

Pembayaran kepada pihak, rekening, atau kanal yang tidak berwenang tidak dianggap sebagai pembayaran kepada Avenir sampai dapat diverifikasi dan dikonfirmasi secara tertulis oleh Avenir. Peserta wajib segera melapor apabila menerima permintaan pembayaran yang berbeda dari invoice resmi.

Tanggal jatuh tempo pada invoice resmi menjadi acuan pembayaran masing-masing Peserta. Jadwal khusus karena deadline maskapai/vendor hanya berlaku apabila telah diinformasikan secara tertulis kepada Peserta sebelum jatuh tempo.

Keterlambatan dan masa toleransi

Peserta bertanggung jawab memantau invoice dan melakukan pembayaran sesuai jadwal. Avenir dapat mengirimkan reminder sebagai bentuk pelayanan, namun tidak diterimanya reminder tidak menghapus kewajiban pembayaran yang sudah tercantum pada invoice.

Apabila pembayaran belum diterima pada tanggal jatuh tempo, Avenir memberikan toleransi maksimal 1 (satu) hari kalender setelah tanggal jatuh tempo (H+1), kecuali terdapat deadline maskapai/vendor yang lebih cepat dan telah diinformasikan sebelumnya. Apabila setelah masa toleransi pembayaran tetap belum diterima dan tidak terdapat kesepakatan tertulis mengenai perpanjangan, Avenir dapat memperlakukan kondisi tersebut sebagai pembatalan oleh Peserta. Tanggal efektif pembatalan adalah tanggal berakhirnya masa toleransi atau tanggal lain yang dikonfirmasi tertulis oleh Avenir.

3Harga Paket & Penyesuaian Biaya

Bagaimana harga perjalanan ditentukan

Total Harga Paket adalah keseluruhan harga perjalanan Peserta sebagaimana tercantum dalam invoice dan menjadi dasar perhitungan Cancellation Fee.

Komponen yang dapat termasuk di dalamnya antara lain:

• harga tour dan/atau land arrangement;
• tiket penerbangan dan biaya terkait;
• hotel/akomodasi;
• transportasi darat dan/atau transportasi lain;
• Tour Leader, Guide, dan komponen pelayanan grup;
• visa dan biaya proses visa;
• travel insurance/asuransi perjalanan;
• tipping Tour Leader, Guide, Driver, atau komponen tipping wajib lainnya;
• airport tax, fuel surcharge, city tax, pajak, dan pungutan wajib;
• tiket objek wisata/aktivitas yang termasuk paket;
• single supplement apabila berlaku bagi Peserta; dan
• komponen wajib lainnya yang tercantum dalam invoice.

Komponen optional yang dipesan terpisah mengikuti harga dan ketentuan pembatalan yang diinformasikan pada saat pemesanan. Apabila komponen optional telah dimasukkan ke invoice sebagai bagian dari pesanan Peserta, status pembatalannya mengikuti keterangan pada invoice/konfirmasi pemesanan komponen tersebut.

Perubahan harga, kurs & biaya wajib

Dasar penyesuaian

Harga dapat disesuaikan apabila terdapat perubahan objektif yang berada di luar perhitungan harga awal, antara lain tarif maskapai, airport tax, fuel surcharge, pajak, biaya visa, pungutan pemerintah, biaya vendor, atau perubahan kurs mata uang yang secara material memengaruhi biaya program.

Batas waktu pemberitahuan umum

Untuk penyesuaian harga yang bersifat umum dan masih dapat dikendalikan secara wajar oleh Avenir, pemberitahuan dilakukan paling lambat H-14 sebelum keberangkatan. Avenir tidak melakukan kenaikan harga diskresioner baru setelah H-14.

Biaya wajib yang timbul setelah H-14

Apabila setelah H-14 terdapat pungutan wajib baru atau perubahan biaya yang langsung ditetapkan pemerintah, bandara, maskapai, otoritas, atau vendor utama dan secara wajar tidak dapat dihindari, Avenir dapat meneruskan biaya tersebut setelah memberikan pemberitahuan dan penjelasan tertulis secepatnya. Apabila perubahan tersebut bersifat material terhadap keseluruhan transaksi, para pihak akan terlebih dahulu membahas penyelesaiannya dengan itikad baik; penolakan terhadap perubahan material tersebut tidak otomatis dikategorikan sebagai pembatalan sukarela Peserta tanpa terlebih dahulu melihat sumber perubahan dan ketentuan hukum/vendor yang berlaku.

Tidak berlaku surut secara sepihak

Avenir tidak memberlakukan ketentuan baru yang dibuat sepihak dan berlaku surut terhadap transaksi yang telah berjalan semata-mata untuk mengurangi hak Peserta. Perubahan yang bersumber dari peraturan, pemerintah, otoritas, maskapai, atau vendor dan berada di luar kendali Avenir akan disampaikan setelah diketahui.

4Reservasi & Pelaksanaan Perjalanan

Apa yang terjadi setelah kamu booking

Kewenangan reservasi/penerbitan

Peserta memahami bahwa proses reservasi dan pembayaran kepada pihak ketiga dapat dimulai sejak DP 1/pembayaran awal diterima. Sebelum pelunasan, Avenir dapat melakukan seat blocking, deposit maskapai, penerbitan tiket, reservasi hotel, land arrangement, transportasi, proses visa, asuransi, pembelian tiket objek wisata, dan komitmen lain yang diperlukan untuk menjaga operasional grup.

Avenir tidak wajib menunggu pelunasan penuh untuk melakukan tindakan tersebut apabila secara wajar diperlukan oleh timeline group booking atau ketentuan maskapai/vendor.

Tiket penerbangan atau komponen perjalanan dapat diterbitkan sebelum keputusan visa diterima apabila diperlukan berdasarkan timeline operasional grup, ketentuan maskapai, atau vendor.

Grup WhatsApp perjalanan

Untuk kebutuhan koordinasi keberangkatan, Avenir dapat membuat Grup WhatsApp perjalanan paling lambat H-1 sebelum keberangkatan. Sebelum grup dibuat, pertanyaan, dokumen, dan kebutuhan administrasi tetap disampaikan kepada PIC masing-masing melalui Saluran Resmi Avenir.

Waktu pembuatan Grup WhatsApp tidak memengaruhi keabsahan booking, itinerary, tiket, maupun informasi yang sebelumnya telah disampaikan melalui PIC atau Saluran Resmi Avenir.

Ketentuan tiket group/promo

Tiket penerbangan, kereta, atau transportasi lain yang diterbitkan dalam skema group fare, promotional fare, atau fare khusus dapat memiliki ketentuan non-refundable, non-endorsable, non-reroutable, pembatasan perubahan tanggal/jadwal, serta pembatasan perubahan nama sesuai ketentuan penyedia. Setelah DP 1 diterima, Avenir berwenang melakukan seat blocking, reservasi, pembayaran deposit, dan penerbitan komponen tersebut tanpa memerlukan persetujuan tambahan untuk setiap transaksi individual, sepanjang tindakan tersebut diperlukan untuk penyelenggaraan program yang telah dipesan.

Avenir tetap akan memberikan informasi kepada Peserta apabila terdapat perubahan material terhadap penerbangan, rute, atau komponen utama yang telah dikonfirmasi.

Permintaan khusus kamar dan tempat duduk

Permintaan seperti connecting room, adjoining room, lantai tertentu, nomor kamar tertentu, menghindari nomor kamar tertentu, bed type tertentu, seat pesawat berdekatan dengan keluarga, posisi aisle/window, atau permintaan khusus lainnya merupakan special request yang akan diajukan Avenir kepada hotel, maskapai, atau vendor terkait.

Special request bersifat pengajuan dan tidak dapat dijamin karena keputusan akhir bergantung pada ketersediaan serta kebijakan hotel, maskapai, atau vendor pada saat pelayanan diberikan. Tidak terpenuhinya special request tidak dengan sendirinya menjadi dasar refund, kompensasi, atau pembatalan tanpa biaya, kecuali permintaan tersebut secara tegas telah dijual dan dikonfirmasi tertulis sebagai fasilitas yang dijamin.

Nama hotel yang dicantumkan pada itinerary merupakan hotel yang direncanakan atau setaraf. Apabila hotel tidak tersedia karena penuh, overbooking, renovasi, perubahan operasional, pameran/konferensi, peak season, perubahan kebijakan hotel, atau kondisi lain yang secara wajar memengaruhi ketersediaan, Avenir dapat mengganti hotel dengan akomodasi yang secara wajar setaraf atau sebanding.

Apabila akomodasi setaraf tidak tersedia pada kota yang direncanakan, Avenir dapat menggunakan hotel di area atau kota terdekat dengan mempertimbangkan standar akomodasi, keselamatan, waktu tempuh, dan kelancaran itinerary. Penggantian yang secara wajar setaraf/sebanding dan tidak menghilangkan substansi utama program tidak dengan sendirinya menjadi dasar refund atau kompensasi.

Pelaksanaan di lapangan

Penyesuaian itinerary dan layanan operasional

Avenir dapat menyesuaikan urutan kunjungan, jam kegiatan, rute, restoran, transportasi, objek wisata, dan aktivitas berdasarkan kondisi operasional, lalu lintas, cuaca, jam operasional, regulasi lokal, kondisi lokasi, kebijakan vendor keselamatan, atau kebutuhan kelancaran grup. Apabila suatu objek/layanan tidak dapat digunakan, Avenir akan melakukan upaya yang wajar untuk menyediakan alternatif yang sebanding apabila tersedia.

Perubahan urutan, waktu, atau penyesuaian non-material yang tidak menghilangkan substansi utama program tidak dengan sendirinya memberikan hak pembatalan tanpa biaya, refund, atau kompensasi. Perubahan yang bersifat material mengikuti ketentuan yang relevan dalam bagian Force Majeure atau Perubahan/Pembatalan oleh Avenir, Maskapai, atau Vendor.

Ketentuan kamar Triple

Permintaan kamar Triple tidak menjamin tersedianya tiga tempat tidur terpisah. Konfigurasi kamar mengikuti fasilitas dan kebijakan hotel dan dapat berupa Twin/Double Bed ditambah Extra Bed, Rollaway Bed, atau Sofa Bed. Ukuran kamar dapat tetap mengikuti ukuran kamar standar hotel meskipun ditempati tiga orang. Kondisi tersebut tidak menjadi dasar pengurangan harga atau kompensasi sepanjang akomodasi diberikan sesuai kapasitas yang diperbolehkan hotel.

Bagasi dan barang bawaan

Jatah bagasi kabin dan bagasi tercatat mengikuti ketentuan maskapai/penyedia transportasi yang digunakan dan dapat berbeda berdasarkan rute, kelas, atau tiket. Kelebihan bagasi, pembelian bagasi tambahan, oversized baggage, sports equipment, serta biaya terkait barang bawaan pribadi menjadi tanggung jawab Peserta kecuali secara tertulis dinyatakan termasuk dalam paket.

Apabila terjadi kehilangan, keterlambatan, atau kerusakan bagasi yang berada dalam penguasaan maskapai/penyedia transportasi, proses klaim dan penggantian mengikuti prosedur serta ketentuan pihak terkait dan/atau polis asuransi yang berlaku. Avenir akan membantu koordinasi secara wajar apabila diperlukan.

Optional tour, pengeluaran pribadi, dan kewajiban kepabeanan

Kegiatan optional di luar paket merupakan pilihan Peserta dan mengikuti harga, syarat, ketersediaan, dan ketentuan penyedia pada saat pemesanan. Pengeluaran pribadi seperti minibar, room service, laundry, telepon, porter pribadi, makanan/minuman tambahan, belanja pribadi, excess baggage, serta layanan lain yang tidak secara tertulis dinyatakan termasuk menjadi tanggung jawab Peserta. Pajak, bea masuk, denda, penyitaan, atau kewajiban kepabeanan/imigrasi yang timbul atas barang bawaan atau tindakan pribadi Peserta menjadi tanggung jawab Peserta sesuai ketentuan otoritas terkait.

5Visa, Asuransi & Kesiapan Peserta

Visa, asuransi & kesiapan sebelum berangkat

Visa: persyaratan, penolakan dan keterlambatan

Keputusan penerbitan, penolakan, jenis, masa berlaku, serta waktu penerbitan visa sepenuhnya merupakan kewenangan kedutaan, konsulat, pusat aplikasi visa, atau otoritas imigrasi negara tujuan. Avenir membantu proses administrasi sesuai ruang lingkup layanan yang disepakati dan tidak menjamin visa akan diterbitkan.

Peserta wajib memberikan data dan dokumen yang benar, lengkap, dan tepat waktu serta mengikuti biometrik, wawancara, atau prosedur lain yang diwajibkan. Avenir akan memberikan informasi persyaratan yang diketahui secara wajar pada saat proses berlangsung dan menyampaikan perubahan/persyaratan tambahan setelah informasi tersebut diterima atau diketahui.

Kelengkapan dokumen bukan jaminan visa diterima

Checklist dan pemeriksaan dokumen oleh Avenir merupakan bantuan administrasi untuk mempersiapkan pengajuan dan bukan persetujuan awal dari kedutaan. Meskipun seluruh dokumen yang diminta telah dilengkapi, kedutaan atau otoritas terkait tetap dapat meminta dokumen tambahan, melakukan verifikasi tambahan, menunda proses, atau menolak permohonan tanpa kewajiban mengikuti rekomendasi Avenir.

Keputusan visa sepenuhnya merupakan kewenangan kedutaan/otoritas terkait dan tidak dapat diintervensi atau dijamin oleh Avenir.

Biaya visa tambahan yang bersifat kondisional

Biaya visa standar tidak selalu mencakup biaya tambahan yang timbul karena kondisi proses tertentu. Apabila slot reguler tidak tersedia atau otoritas/visa application center menyediakan layanan berbayar seperti Prime Time/Premium Appointment, Priority, Courier, SMS, biometrik tambahan, legalisasi, penerjemahan, atau layanan percepatan, biaya tersebut dapat ditagihkan terpisah sesuai tarif pihak terkait.

Sepanjang biaya tersebut diketahui sebelum pemesanan layanan tambahan dilakukan, Avenir akan menginformasikan nominal atau estimasinya kepada Peserta. Apabila Peserta memilih tidak menggunakan layanan tambahan yang diperlukan agar proses dapat berjalan sesuai timeline, risiko keterlambatan atau tidak dapat diprosesnya visa mengikuti ketentuan visa dan pembatalan yang berlaku.

Apabila Peserta tidak dapat mengikuti perjalanan karena visa ditolak, terlambat, dokumen tidak lengkap, atau prosedur visa tidak dipenuhi, kondisi tersebut diperhitungkan sebagai pembatalan Peserta untuk tujuan penghitungan Cancellation Fee, sepanjang bukan disebabkan oleh kesalahan atau kelalaian Avenir yang terbukti sebagaimana definisi pada bagian Istilah Penting.

Biaya visa yang telah masuk ke dalam Total Harga Paket tidak dipotong kembali untuk kedua kalinya dalam perhitungan Cancellation Fee. Apabila terdapat biaya khusus visa yang secara tegas bersifat terpisah dan non-refundable menurut otoritas/penyedia terkait, status tersebut harus diinformasikan secara tertulis.

Asuransi & kesiapan peserta

Travel Insurance / Asuransi Perjalanan

Apabila Peserta memiliki travel insurance yang mencakup risiko tertentu seperti visa rejection atau kondisi kesehatan, pengajuan klaim mengikuti syarat polis dan keputusan perusahaan asuransi dan tidak otomatis mengubah Cancellation Fee Avenir.

Apabila Travel Insurance termasuk dalam paket, perlindungan Peserta sepenuhnya mengikuti polis yang diterbitkan perusahaan asuransi, termasuk manfaat, batas pertanggungan, usia tertanggung, pengecualian, pre-existing condition, masa perlindungan, prosedur klaim, dokumen pendukung, serta ketentuan lain yang berlaku pada polis.

Avenir bertindak sebagai fasilitator pengadaan asuransi dan dapat membantu penyampaian informasi atau dokumen secara wajar. Keputusan menerima/menolak klaim, nilai penggantian, serta waktu penyelesaian klaim merupakan kewenangan perusahaan asuransi sesuai polis. Peserta dianjurkan membaca ringkasan manfaat dan pengecualian polis sebelum keberangkatan.

Tambahan premi berdasarkan usia

Peserta berusia di atas 69 tahun dapat dikenakan tambahan premi/charge asuransi apabila dipersyaratkan oleh perusahaan asuransi. Besaran charge mengikuti produk, usia Peserta, tujuan perjalanan, durasi, dan ketentuan polis yang berlaku serta akan dicantumkan pada invoice atau diinformasikan sebelum penerbitan polis. Apabila perusahaan asuransi menggunakan batas usia yang berbeda, ketentuan polis yang berlaku menjadi acuan.

Kondisi kesehatan, mobilitas, dan kebutuhan pendamping

Peserta wajib menginformasikan sebelum keberangkatan apabila memiliki kondisi kesehatan, keterbatasan mobilitas, kebutuhan kursi roda, kebutuhan diet/obat tertentu, atau kondisi lain yang secara material dapat memengaruhi kemampuan mengikuti itinerary, keselamatan, atau kebutuhan bantuan selama perjalanan.

Apabila berdasarkan karakter itinerary Peserta membutuhkan bantuan pribadi secara berkelanjutan, Peserta wajib menyiapkan anggota keluarga, teman, atau pendamping yang mampu memberikan bantuan tersebut. Tour Leader, Guide, Driver, dan peserta lain tidak berkewajiban memberikan layanan personal caregiver, bantuan medis individual, atau pengawasan pribadi secara terus-menerus.

Apabila secara objektif diperlukan untuk keselamatan atau kelayakan mengikuti program, Avenir dapat meminta informasi tambahan yang relevan, surat keterangan layak bepergian apabila wajar diperlukan, atau pendampingan orang dewasa.

Peserta tetap bertanggung jawab membawa obat pribadi, alat bantu yang diperlukan, dan memastikan kesesuaian kondisi dirinya dengan karakter perjalanan.

6Dokumentasi & Versi Ketentuan

Dokumen mana yang berlaku?

Dokumentasi transaksi

Untuk kepentingan administrasi, pelayanan, audit, keamanan transaksi, dan pembuktian apabila diperlukan, Avenir dapat mendokumentasikan dan menyimpan informasi yang relevan dengan transaksi, termasuk itinerary, versi Syarat dan Ketentuan, invoice, bukti pembayaran, tanggal pengiriman dokumen, komunikasi WhatsApp/email, konfirmasi persetujuan, reminder pembayaran, dokumen visa, pemberitahuan pembatalan, kalkulasi refund, dan catatan pelayanan lainnya sesuai ketentuan perlindungan data yang berlaku.

Dokumentasi Perjalanan & Penggunaan Foto/Video

Selama perjalanan, Avenir Tour & Travel dapat melakukan dokumentasi dalam bentuk foto dan/atau video untuk keperluan dokumentasi perjalanan, komunikasi perusahaan, publikasi, serta materi promosi Avenir melalui website, media sosial, brosur, materi digital, iklan, dan saluran resmi perusahaan lainnya.

Dengan mengikuti perjalanan, Peserta memberikan izin kepada Avenir untuk menggunakan dokumentasi foto dan/atau video yang menampilkan Peserta sepanjang penggunaannya dilakukan secara wajar, tidak menyesatkan, tidak merendahkan martabat Peserta, dan berkaitan dengan kegiatan perjalanan atau komunikasi/promosi Avenir.

Peserta yang tidak bersedia foto atau videonya digunakan untuk keperluan publikasi atau promosi dapat menyampaikan keberatan secara tertulis melalui Saluran Resmi Avenir sebelum keberangkatan. Penyampaian keberatan tersebut tidak memengaruhi hak Peserta untuk mengikuti perjalanan.

Avenir akan melakukan upaya yang wajar untuk menghormati keberatan tersebut dalam proses pemilihan dan penggunaan materi publikasi. Namun, dalam dokumentasi kelompok, suasana umum perjalanan, atau pengambilan gambar di ruang publik, Peserta dapat tetap tertangkap secara insidental sebagai bagian dari keseluruhan kegiatan.

Dokumentasi yang digunakan Avenir tidak mengubah kepemilikan atas foto atau video milik pribadi Peserta yang tidak dibuat atau diperoleh oleh Avenir, kecuali terdapat persetujuan terpisah untuk penggunaannya.

Versi ketentuan

Versi Syarat dan Ketentuan yang berlaku bagi Peserta adalah versi yang disediakan/dikirim pada saat pendaftaran atau versi lain yang kemudian disepakati secara tertulis oleh para pihak. Perubahan ketentuan yang diterbitkan kemudian tidak berlaku surut terhadap Peserta yang telah mendaftar, kecuali diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan/otoritas yang berwenang atau secara tertulis disetujui oleh para pihak.

Pemisahan klausul

Apabila suatu bagian dari ketentuan ini berdasarkan keputusan atau peraturan yang berlaku tidak dapat diterapkan, bagian lainnya tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan hukum dan masih dapat dilaksanakan secara wajar.

Dokumen transaksi final

Jika terdapat perbedaan antara informasi promosi singkat dan invoice/itinerary final yang telah dikonfirmasi, rincian transaksi Peserta mengikuti dokumen final yang secara jelas disampaikan kepada Peserta, sepanjang tidak mengurangi hak yang diberikan oleh peraturan perundang-undangan. Informasi promosi seperti foto, ilustrasi, estimasi waktu, atau materi pemasaran yang bersifat representatif tidak mengesampingkan rincian operasional dan ketentuan final yang telah dikonfirmasi secara tertulis.

7Keluhan & penyelesaian

Kalau ada pertanyaan, keluhan, atau perbedaan pemahaman

Pengaduan dan musyawarah

Apabila terjadi keluhan, perbedaan pemahaman, atau perselisihan, Peserta diminta terlebih dahulu menyampaikan pengaduan secara tertulis melalui Saluran Resmi Avenir dengan menyertakan kronologi dan dokumen yang relevan. Avenir akan memeriksa dokumen dan memberikan tanggapan tertulis. Para pihak mengutamakan penyelesaian melalui musyawarah dengan itikad baik selama paling lama 14 (empat belas) hari kalender sejak dokumen yang diperlukan untuk pemeriksaan telah diterima secara cukup, kecuali para pihak menyepakati waktu lain.

Penentuan kesalahan atau kelalaian

Mekanisme penilaian apabila ada tuduhan informasi tidak jelas atau kesalahan proses

Keluhan bahwa informasi, dokumen, atau proses dari Avenir tidak jelas atau keliru akan diperiksa berdasarkan bukti objektif, antara lain itinerary/S&K yang dikirim, timestamp komunikasi, invoice, checklist dokumen, percakapan WhatsApp/email, dokumen yang diterima, serta informasi resmi dari maskapai, kedutaan, atau vendor.

Pernyataan atau tuduhan sepihak tidak dengan sendirinya mengubah status pembatalan, menghentikan deadline pembayaran/vendor, atau menciptakan hak refund. Apabila terdapat perbedaan pendapat mengenai ada atau tidaknya kesalahan/kelalaian Avenir, penentuannya dilakukan melalui musyawarah tertulis berdasarkan bukti atau melalui keputusan lembaga/otoritas yang berwenang, bukan ditentukan sepihak oleh salah satu pihak.

Hak menyampaikan ulasan dan informasi publik

Avenir menghormati hak Peserta untuk menyampaikan keluhan, pengalaman, maupun ulasan secara jujur dan berdasarkan fakta, termasuk melalui platform publik. Penyampaian ulasan negatif yang faktual tidak dilarang oleh ketentuan ini.

Peserta tetap bertanggung jawab atas informasi yang disampaikan. Informasi yang diketahui tidak benar, bukti yang dimanipulasi, penyebaran data pribadi pihak lain tanpa hak, ancaman, atau pernyataan menyesatkan dapat ditindaklanjuti sesuai hukum yang berlaku. Ketentuan ini tidak dimaksudkan untuk membatasi hak konsumen menyampaikan kritik atau pengaduan yang sah.

Jalur penyelesaian formal

BPSK dan mekanisme perlindungan konsumen

Untuk sengketa yang termasuk sengketa konsumen berdasarkan peraturan perundang-undangan, penyelesaian dapat ditempuh melalui Badan Penyelesaian Sengketa Konsumen (BPSK) yang berwenang atau melalui peradilan umum, sesuai mekanisme, kompetensi, dan pilihan penyelesaian yang diperbolehkan oleh hukum yang berlaku. Ketentuan ini tidak dimaksudkan untuk membatasi atau menghapus hak Peserta maupun hak Avenir yang menurut peraturan perundang-undangan tidak dapat dikesampingkan.

Pilihan domisili untuk sengketa perdata yang dapat diperjanjikan

Untuk sengketa perdata yang secara hukum dapat tunduk pada pilihan domisili para pihak dan tidak termasuk kewenangan forum yang bersifat wajib, para pihak memilih domisili hukum pada Pengadilan Negeri Bekasi. Pilihan domisili ini berlaku sepanjang diperbolehkan oleh hukum acara dan tidak mengesampingkan kewenangan BPSK, kompetensi absolut, kompetensi relatif yang bersifat wajib, atau hak konsumen yang menurut hukum tidak dapat dikesampingkan.

Hukum yang berlaku

Syarat dan Ketentuan ini ditafsirkan dan dilaksanakan berdasarkan hukum Republik Indonesia. Versi Bahasa Indonesia menjadi acuan apabila terdapat perbedaan terjemahan atau interpretasi dengan versi bahasa lain.

8Jika Avenir, maskapai, atau vendor mengubah/membatalkan

Kalau perubahan datang dari Avenir, maskapai, atau vendor

Pembatalan oleh Avenir karena alasan internal/operasional

Apabila Avenir membatalkan seluruh program karena alasan internal atau komersial yang berada dalam kendali Avenir, termasuk karena minimum jumlah peserta grup yang telah diinformasikan secara tertulis tidak terpenuhi, pembatalan tersebut tidak diperlakukan sebagai pembatalan oleh Peserta dan Avenir tidak mengenakan Cancellation Fee 75%/95%/100%.

Dalam kondisi tersebut, Avenir dapat menawarkan pemindahan ke jadwal/program lain berdasarkan persetujuan tertulis Peserta. Apabila Peserta tidak menyetujui pemindahan, penyelesaian dilakukan melalui refund atas pembayaran untuk layanan yang tidak diberikan, dengan tetap memperhitungkan komponen individual atau layanan pihak ketiga yang sebelum pembatalan telah benar-benar diproses/diberikan dan secara sah bersifat non-refundable sebagaimana bagian Komponen Pihak Ketiga serta Visa/Asuransi yang Telah Diproses.

Komponen pihak ketiga yang telah diproses dan non-refundable

Pembatalan program oleh Avenir tidak secara otomatis mengubah sifat biaya pihak ketiga yang sebelum pembatalan telah benar-benar diajukan, diterbitkan, dibayarkan, diproses, atau diberikan untuk kepentingan Peserta dan berdasarkan ketentuan pihak terkait bersifat non-refundable.

Nilai komponen tersebut dapat dikecualikan dari refund sepanjang Avenir dapat menunjukkan bahwa layanan telah diproses/diberikan dan biaya tersebut secara nyata tidak dapat dipulihkan dari pihak terkait. Ketentuan ini tidak digunakan untuk mengenakan Cancellation Fee Peserta dan tidak mencakup biaya overhead atau marketing umum perusahaan akibat keputusan internal Avenir.

Visa, asuransi, dan biaya dokumen yang telah diproses

Apabila sebelum pembatalan program oleh Avenir permohonan visa Peserta telah diajukan atau biayanya telah dibayarkan kepada kedutaan, konsulat, visa application center, perusahaan asuransi, atau pihak terkait dan berdasarkan ketentuan pihak tersebut biaya tersebut bersifat non-refundable, maka biaya tersebut tidak termasuk dalam nilai refund.

Komponen ini dapat meliputi biaya kedutaan, visa application center, biometrik, prime time appointment, service fee, courier, asuransi yang telah diterbitkan, serta biaya dokumen lain yang benar-benar telah diproses dan tidak dapat dikembalikan. Avenir hanya memperhitungkan biaya yang secara nyata telah timbul dan/atau secara sah bersifat non-refundable.

Pembatalan atau perubahan material oleh maskapai/vendor utama

Apabila maskapai atau vendor utama membatalkan atau melakukan perubahan material yang bukan disebabkan oleh tindakan Peserta, Avenir akan terlebih dahulu berupaya memperoleh pengganti, re-routing, reschedule, travel credit, atau solusi yang secara wajar setara. Apabila solusi yang tersedia mengubah secara material tanggal keberangkatan, tujuan utama, atau substansi program dan Peserta tidak menyetujuinya, penyelesaian dana mengikuti nilai yang secara nyata dapat dipulihkan dari pihak ketiga setelah memperhitungkan komponen yang telah diberikan atau secara sah bersifat non-refundable. Kondisi ini tidak otomatis diperlakukan sebagai pembatalan sukarela Peserta.

Waktu pemberitahuan dan rekonsiliasi

Avenir akan menyampaikan pembatalan atau perubahan material sesegera mungkin setelah keputusan dapat dipastikan secara wajar. Ringkasan rekonsiliasi dapat memuat total pembayaran yang diterima, komponen yang telah diproses/diberikan dan non-refundable, nilai yang dapat dipulihkan, serta nominal refund apabila ada. Jangka waktu refund mengikuti bagian Proses Refund dan dapat dipengaruhi proses settlement pihak ketiga.

9Jika Terjadi Force Majeure

Kalau terjadi sesuatu di luar kendali

Ruang lingkup

Force Majeure adalah peristiwa di luar kendali wajar para pihak yang tidak dapat dicegah atau diatasi secara wajar dan secara langsung menghalangi atau memengaruhi secara material pelaksanaan perjalanan. Peristiwa tersebut dapat mencakup bencana alam, gempa bumi, banjir besar, erupsi, kebakaran besar, wabah/pandemi, perang atau konflik bersenjata, tindakan terorisme, kerusuhan besar, penutupan perbatasan atau wilayah udara, embargo atau sanksi yang berdampak langsung pada perjalanan, pembatalan atau pembatasan penerbangan secara luas, larangan/perintah pemerintah, penutupan wilayah atau objek wisata oleh otoritas, serta keadaan lain yang secara objektif sejenis.

Kondisi pribadi Peserta atau keluarganya bukan Force Majeure terhadap penyelenggaraan Group Tour dan mengikuti ketentuan pada bagian Jika Peserta Membatalkan.

Kewajiban mitigasi dan pemberitahuan

Apabila terjadi Force Majeure, Avenir akan bertindak dengan itikad baik dan melakukan upaya mitigasi yang wajar untuk mengurangi dampaknya terhadap perjalanan, termasuk berkoordinasi dengan vendor terkait. Avenir akan menyampaikan perubahan material kepada Peserta sesegera mungkin setelah informasi dapat dikonfirmasi dan dampaknya terhadap perjalanan dapat dinilai secara wajar.

Perubahan operasional akibat Force Majeure

Apabila perjalanan masih dapat dilaksanakan secara wajar, Avenir dapat menyesuaikan urutan itinerary, jadwal, rute, maskapai atau jadwal penerbangan, hotel, transportasi, objek wisata, atau komponen perjalanan lainnya dengan mempertimbangkan keselamatan, regulasi, kondisi aktual, serta ketersediaan. Apabila setelah tersedia alternatif perjalanan Peserta memilih untuk tidak mengikuti perjalanan, konsekuensi pembatalannya akan memperhitungkan biaya dan komitmen yang telah timbul kepada maskapai/vendor serta ketentuan perjalanan yang berlaku berdasarkan kondisi aktual.

Kalau perjalanan tidak dapat dijalankan

Apabila perjalanan tidak dapat dilaksanakan karena Force Majeure

Apabila Force Majeure menyebabkan perjalanan secara keseluruhan atau bagian utama program tidak dapat dilaksanakan, kondisi tersebut tidak diperlakukan sebagai pembatalan sukarela oleh Peserta dan tidak menggunakan Cancellation Fee 75%/95%/100% sebagaimana pembatalan pribadi Peserta.

Namun, terjadinya Force Majeure tidak secara otomatis menimbulkan kewajiban Avenir untuk mengembalikan seluruh pembayaran Peserta. Penyelesaian pembayaran mengikuti status aktual setiap komponen perjalanan, biaya penyelenggaraan program yang telah nyata timbul, serta kebijakan maskapai/vendor/pihak ketiga yang terkait. Komponen yang telah diterbitkan, dibayarkan, dikonfirmasi, digunakan, diproses, atau berdasarkan ketentuan pihak terkait bersifat non-refundable tidak dapat dikembalikan sepanjang dana tersebut secara nyata tidak dapat dipulihkan oleh Avenir. Dengan demikian, nilai pengembalian dapat berupa sebagian dari pembayaran atau Rp0.

Penyelesaian dana dan biaya penyelenggaraan yang telah timbul

Dalam penyelesaian dana akibat Force Majeure, Avenir dapat memperhitungkan komponen perjalanan dan biaya penyelenggaraan program yang telah nyata timbul, dilakukan, diproses, dibayarkan, atau tidak dapat dipulihkan secara wajar sebelum dan/atau akibat terjadinya Force Majeure, sepanjang biaya tersebut relevan dengan program yang bersangkutan dan dapat dipertanggungjawabkan secara wajar.

• biaya reservasi dan administrasi perjalanan;
• biaya ticketing dan pengelolaan group booking;
• biaya pemrosesan visa, dokumen perjalanan, dan asuransi yang telah diproses;
• biaya perbankan, payment gateway, dan transaksi yang tidak dapat dipulihkan;
• biaya koordinasi serta operasional Tour Operation yang secara langsung digunakan untuk mempersiapkan program;
• biaya tenaga kerja dan administrasi yang secara langsung telah digunakan untuk penyelenggaraan program;
• biaya komunikasi, dokumentasi, dan persiapan keberangkatan yang secara langsung berkaitan dengan program;
• biaya pemasaran/promosi yang secara langsung berkaitan dengan program tertentu, telah nyata timbul, dan tidak dapat dipulihkan;
• deposit, pembayaran, cancellation charge, atau komitmen kepada vendor; serta
• biaya lain yang secara nyata telah timbul dan tidak dapat dipulihkan sehubungan dengan penyelenggaraan program.

Biaya umum perusahaan yang tidak berkaitan langsung dengan program tertentu tidak secara otomatis dibebankan kepada Peserta sebagai potongan Force Majeure.

Travel credit, reschedule, atau alternatif lain

Apabila maskapai/vendor memberikan alternatif berupa reschedule, travel credit, voucher, open ticket, penggantian layanan, atau bentuk pemulihan lainnya, Avenir dapat meneruskan alternatif tersebut kepada Peserta sesuai syarat, batas waktu, dan ketentuan pihak terkait. Travel credit, reschedule, atau bentuk alternatif lainnya bukan hak otomatis Peserta dan hanya tersedia apabila memang diberikan oleh pihak terkait atau dapat dilaksanakan secara wajar.

Force Majeure setelah perjalanan dimulai

Apabila Force Majeure terjadi ketika perjalanan telah berlangsung dan diperlukan hotel tambahan, perubahan penerbangan, tiket baru, transportasi tambahan, visa, atau biaya lain untuk keselamatan, kelanjutan perjalanan, atau pemulangan Peserta, biaya tambahan yang tidak termasuk dalam paket awal menjadi tanggung jawab Peserta sepanjang biaya tersebut tidak ditanggung oleh maskapai, vendor, pemerintah, atau asuransi perjalanan. Avenir akan membantu koordinasi secara wajar dan menyampaikan biaya yang diketahui kepada Peserta.

10Jika Peserta Membatalkan

Kalau peserta membatalkan

Peserta dapat membatalkan keikutsertaan sebelum keberangkatan dengan menyampaikan pemberitahuan secara tertulis melalui Saluran Resmi Avenir. Pembatalan menimbulkan Cancellation Fee sesuai periode pembatalan dan formula dalam dokumen ini.

Ketentuan pembatalan berlaku terhadap pembatalan yang berasal dari keadaan di sisi Peserta, termasuk namun tidak terbatas pada perubahan rencana pribadi, pekerjaan, izin perjalanan, kondisi keluarga, kondisi kesehatan, kehamilan, keadaan finansial, perubahan jadwal pribadi, dokumen perjalanan tidak lengkap, tidak mengikuti proses biometrik, serta penolakan/keterlambatan visa sepanjang bukan disebabkan oleh kesalahan atau kelalaian Avenir yang terbukti sebagaimana definisi pada bagian Istilah Penting.

Sakit atau kondisi keluarga bukan Force Majeure perjalanan grup

Kondisi yang hanya memengaruhi Peserta atau keluarganya - termasuk sakit, kecelakaan pribadi, rawat inap, kehamilan, kondisi medis, kematian anggota keluarga, keadaan darurat keluarga, urusan pekerjaan, perubahan pekerjaan, perubahan izin cuti, kondisi finansial, masalah paspor/visa pribadi, perubahan rencana, atau keadaan pribadi lain - tidak dikategorikan sebagai Force Majeure terhadap penyelenggaraan Group Tour. Kondisi tersebut tetap diperlakukan sebagai pembatalan dari sisi Peserta dan mengikuti Cancellation Fee, kecuali terdapat manfaat asuransi yang dapat diklaim sesuai polis atau hukum menentukan lain.

Pindah tanggal / reschedule tetap merupakan pembatalan booking saat ini

Permintaan pindah tanggal, pindah departure, pindah program, mengalihkan booking menjadi travel credit, atau bentuk reschedule lainnya dianggap sebagai pembatalan atas booking yang sedang berjalan dan pendaftaran baru pada program pengganti, sehingga booking saat ini tetap mengikuti Cancellation Fee yang berlaku. Penggantian nama Peserta hanya dapat dilakukan melalui Pengalihan Nama.

Force Majeure, pembatalan oleh Avenir, atau perubahan/pembatalan material yang berasal dari maskapai atau vendor utama tidak otomatis diperlakukan sebagai pembatalan sukarela oleh Peserta dan mengikuti bagian Force Majeure serta Perubahan/Pembatalan oleh Avenir, Maskapai, atau Vendor.

Bentuk dan tanggal pembatalan

Pembatalan dianggap resmi setelah Avenir menerima pernyataan tertulis melalui WhatsApp Business, email resmi, atau Saluran Resmi lainnya. Pernyataan lisan dapat dicatat sebagai indikasi pembatalan, namun Avenir akan meminta konfirmasi tertulis. Tanggal yang dipakai untuk menghitung Cancellation Fee adalah tanggal pembatalan tertulis diterima oleh Avenir.

Mengalihkan kursi ke orang lain

Pengalihan Nama Peserta (Change Name)

Pengertian

Pengalihan Nama adalah penggantian Peserta kepada orang lain pada booking, program, dan tanggal keberangkatan yang sama. Orang tersebut (“Peserta Pengganti”) diajukan sendiri oleh Peserta atau Pemesan/Pembayar. Avenir tidak menyediakan layanan pencarian Peserta Pengganti. Perbaikan penulisan nama untuk orang yang sama bukan Pengalihan Nama dan mengikuti ketentuan maskapai.

Batas waktu Pengalihan Nama

Batas waktu dihitung dalam hari kalender sebelum tanggal keberangkatan, berdasarkan tanggal permintaan lengkap diterima oleh Avenir.

Syarat pengajuan

Permintaan Pengalihan Nama sah apabila memenuhi seluruh syarat berikut:

• diajukan secara tertulis melalui Saluran Resmi;
• dilengkapi nama sesuai paspor dan salinan paspor Peserta Pengganti;
• seluruh pembayaran yang telah jatuh tempo sudah diterima Avenir; dan
• nama pada tiket pesawat belum diterbitkan.

Tanggal pengajuan adalah tanggal permintaan yang memenuhi seluruh syarat tersebut diterima oleh Avenir. Pengalihan Nama berlaku setelah dikonfirmasi secara tertulis oleh Avenir.

Tiket yang telah diterbitkan

Sebelum memproses, Avenir menginformasikan status penerbitan tiket berdasarkan data maskapai. Apabila nama pada tiket telah diterbitkan, Pengalihan Nama tidak dapat dilakukan dalam kondisi apa pun. Peserta dapat tetap berangkat atau membatalkan keikutsertaan sesuai Cancellation Fee.

Biaya Pengalihan Nama

Change Name Fee USD 200/orang dikonversi ke Rupiah dengan kurs yang ditetapkan Avenir pada tanggal penagihan, dan nilai Rupiahnya dicantumkan dalam invoice. Selain Change Name Fee, Peserta menanggung:

• biaya visa dan asuransi untuk Peserta Pengganti;
• biaya visa atau dokumen Peserta semula yang telah diproses;
• selisih harga karena kategori Peserta Pengganti, misalnya anak/dewasa atau tambahan premi asuransi berdasarkan usia; dan
• Single Supplement atau penyesuaian kamar apabila Peserta Pengganti tidak dapat menempati kamar bersama teman sekamar Peserta semula. Biaya ini menjadi tanggung jawab Peserta Pengganti, bukan teman sekamar.

Seluruh biaya tersebut dibayar sebelum Pengalihan Nama diproses, tidak dapat dikembalikan, dan tidak mengurangi Total Harga Paket. Apabila kategori Peserta Pengganti memiliki harga lebih rendah, selisihnya tidak dikembalikan.

Akibat Pengalihan Nama

• Pihak yang mengajukan Pengalihan Nama wajib meneruskan itinerary, jadwal pembayaran, serta Syarat dan Ketentuan ini kepada Peserta Pengganti. Avenir menyertakan tautan Syarat dan Ketentuan dalam konfirmasi Pengalihan Nama, dan dengan diterimanya konfirmasi tersebut Peserta Pengganti terikat pada Syarat dan Ketentuan ini.
• Sejak dikonfirmasi tertulis oleh Avenir, Peserta Pengganti menggantikan seluruh hak dan kewajiban Peserta semula atas booking tersebut, termasuk Total Harga Paket, sisa jadwal pembayaran, dan ketentuan pembatalan.
• Jadwal pembayaran tidak berubah. Selama permintaan diproses, pembayaran tetap jatuh tempo pada tanggal semula. Keterlambatan mengikuti ketentuan masa toleransi pembayaran.
• Pembayaran yang telah diterima tercatat sebagai pembayaran untuk Peserta Pengganti. Penyelesaian dana antara Peserta semula dan Peserta Pengganti berada di luar tanggung jawab Avenir.
• Refund yang timbul di kemudian hari dibayarkan kepada Pemesan/Pembayar yang tercatat, kecuali Peserta semula dan Peserta Pengganti bersama-sama memberikan instruksi tertulis lain.

Persyaratan Peserta Pengganti

Peserta Pengganti wajib memenuhi seluruh persyaratan program, termasuk paspor, visa, kesehatan, dan ketentuan polis asuransi. Apabila visa Peserta Pengganti ditolak, terlambat, atau dokumennya tidak lengkap, kondisi tersebut diperhitungkan sebagai pembatalan Peserta sesuai ketentuan visa dan Cancellation Fee. Avenir dapat menolak permintaan apabila sisa waktu tidak cukup untuk proses visa atau dokumen Peserta Pengganti, berdasarkan estimasi waktu dari otoritas/vendor yang diinformasikan secara tertulis. Dalam hal tersebut, booking tetap atas nama Peserta semula.

Batasan Pengalihan Nama

• Pengalihan Nama hanya dapat dilakukan satu kali untuk setiap booking Peserta. Peserta Pengganti tidak dapat mengalihkan kembali.
• Pengalihan Nama hanya dapat diajukan sebelum pembatalan. Setelah pembatalan tertulis diterima, booking tidak dapat dialihkan.
• Pengalihan Nama tidak dapat digabung dengan pindah tanggal, pindah departure, atau pindah program, dan tidak menimbulkan refund.

Kematian Peserta atau keluarga inti

Apabila Peserta, atau suami/istri, anak, orang tua, atau mertua Peserta meninggal dunia setelah tanggal pendaftaran, Change Name Fee dibebaskan. Biaya lain pada bagian Biaya Pengalihan Nama tetap berlaku. Surat keterangan kematian dan dokumen hubungan keluarga (Kartu Keluarga, akta nikah, atau akta lahir) dilampirkan bersama permintaan, dan Avenir dapat meminta dokumen asli untuk verifikasi. Apabila Peserta yang meninggal dunia, permintaan dapat diajukan oleh Pemesan/Pembayar atau ahli waris. Seluruh ketentuan lain, termasuk batas waktu dan status tiket, tetap berlaku.

Pembatalan karena kematian, sakit, rawat inap, kehamilan, atau kondisi pribadi lainnya tetap mengikuti Cancellation Fee, kecuali dapat diklaim melalui asuransi sesuai polis.

Cara Cancellation Fee dihitung

Tabel Biaya Pembatalan

DP dan pelunasan merupakan bagian dari total pembayaran Peserta. Tidak ada pemotongan DP 1 secara terpisah di luar Cancellation Fee apabila DP 1 tersebut telah termasuk dalam total pembayaran yang dibandingkan dengan Cancellation Fee.

Pembayaran lebih kecil atau sama dengan Cancellation Fee

Apabila total pembayaran yang telah diterima lebih kecil atau sama dengan Cancellation Fee, seluruh pembayaran yang telah diterima diperhitungkan terhadap Cancellation Fee, Refund = Rp0, dan Avenir tidak menagihkan kekurangannya kepada Peserta.

Pembayaran lebih besar daripada Cancellation Fee

Apabila total pembayaran yang telah diterima lebih besar daripada Cancellation Fee, selisih antara total pembayaran dan Cancellation Fee menjadi nilai refund yang diproses sesuai ketentuan refund.

Tidak ada double deduction

Komponen yang telah dimasukkan dalam Total Harga Paket tidak dipotong kembali untuk kedua kalinya sebagai Cancellation Fee terpisah, kecuali terdapat transaksi tambahan yang berdiri sendiri dan sebelumnya telah disetujui secara tertulis oleh Peserta.

Contoh Ilustrasi

Contoh ini hanya menjelaskan metode hitung dan bukan harga suatu program tertentu. Contoh menggunakan tabel Program selain Maskapai Qantas.

Teman sekamar & pengembalian dana

Jika teman sekamar membatalkan

Pembayaran tidak dapat dipindahkan ke anggota keluarga lain

Setiap DP dan pembayaran melekat pada Peserta serta program/departure yang didaftarkan, kecuali dialihkan melalui Pengalihan Nama. Apabila beberapa anggota keluarga mendaftar bersama dan salah satu Peserta membatalkan, pembayaran Peserta yang membatalkan tidak dapat dipindahkan, digabungkan, atau diperhitungkan sebagai pembayaran anggota keluarga/Peserta lain.

Pembayaran tersebut juga tidak otomatis dapat dialihkan ke departure atau program lain dan tetap mengikuti perhitungan pembatalan Peserta yang bersangkutan.

Apabila dua atau lebih Peserta mendaftar dengan pengaturan sharing room dan salah satu Peserta membatalkan, pembatalan Peserta tersebut dihitung berdasarkan Cancellation Fee miliknya sendiri.

Peserta yang tetap berangkat dapat dikenakan Single Supplement apabila akibat pembatalan tersebut tidak tersedia lagi teman sekamar. Avenir dapat membantu mencarikan teman sharing apabila terdapat Peserta lain yang sesuai dan bersedia, namun tidak menjamin ketersediaannya. Apabila tidak tersedia teman sharing, Single Supplement menjadi tanggung jawab Peserta yang tetap berangkat sesuai harga yang diinformasikan.

Proses Refund & pendaftaran ulang

Finalitas pembatalan dan pendaftaran ulang

Setelah pembatalan tertulis diterima dan Avenir telah melakukan tindakan pembatalan terhadap reservasi Peserta, pembatalan dianggap efektif. Apabila Peserta kemudian ingin kembali mengikuti program, Avenir akan memeriksa kembali ketersediaan seat, tiket, hotel, kamar, visa, dan komponen lainnya. Avenir tidak menjamin harga, fasilitas, seat, maupun kondisi reservasi sebelumnya masih tersedia. Apabila dapat diterima kembali, pendaftaran diproses berdasarkan harga dan kondisi yang tersedia saat pendaftaran ulang.

Ringkasan perhitungan

Atas permintaan Peserta, Avenir dapat memberikan ringkasan perhitungan yang sekurang-kurangnya memuat dasar harga/invoice, dasar persentase atau mekanisme penyelesaian yang digunakan, total pembayaran yang telah diterima, potongan yang sah apabila ada, dan nominal refund.

Rekonsiliasi administrasi

Sebelum refund dilakukan, Avenir dapat melakukan rekonsiliasi untuk memastikan invoice, pembayaran, tanggal pembatalan, chargeback, refund pihak ketiga, dan perhitungan telah sesuai. Apabila terdapat perbedaan data, Avenir akan melakukan verifikasi sebelum pembayaran refund.

Dokumen vendor dan kerahasiaan

Avenir tidak diwajibkan menyerahkan kontrak komersial rahasia, confidential rate, data Peserta lain, atau dokumen vendor yang mengandung informasi rahasia pihak ketiga kepada Peserta. Namun Avenir tetap wajib dapat menjelaskan dasar perhitungan refund kepada Peserta dan dapat menyediakan dokumen yang relevan apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau diminta oleh lembaga/otoritas yang berwenang.

Jangka waktu proses

Apabila refund dapat ditetapkan tanpa menunggu settlement vendor, Avenir memproses pembayaran setelah rekonsiliasi dan approval internal selesai dalam waktu yang wajar. Apabila refund bergantung pada pengembalian atau rekonsiliasi maskapai/hotel/vendor internasional, estimasi proses dapat mencapai 90-180 hari kerja sesuai proses pihak terkait. Avenir tidak menggunakan estimasi tersebut untuk menunda refund yang sebenarnya sudah dapat ditetapkan dan diproses.

Istilah Penting

Peserta

Orang yang namanya didaftarkan pada program perjalanan Avenir, baik membayar sendiri maupun dibayarkan oleh pihak lain.

Pemesan/Pembayar

Orang atau badan yang melakukan pendaftaran dan/atau pembayaran untuk dirinya sendiri atau Peserta lainnya.

Group Tour Fixed Departure

Perjalanan grup dengan tanggal keberangkatan tetap dan komponen perjalanan yang direncanakan, dialokasikan, dipesan, dan/atau dibayarkan sebagai satu kesatuan grup.

DP 1 (Deposit)

Pembayaran awal untuk mengonfirmasi pendaftaran dan memungkinkan Avenir memulai proses administrasi, pengamanan kapasitas, dan reservasi kepada maskapai maupun vendor.

Total Harga Paket

Keseluruhan nilai perjalanan Peserta sebagaimana tercantum dalam invoice, termasuk seluruh komponen wajib yang berlaku bagi Peserta tersebut.

Biaya Pembatalan (Cancellation Fee)

nilai yang diperhitungkan apabila Peserta membatalkan keikutsertaan, berdasarkan Total Harga Paket dan periode pembatalan.

Keberangkatan

Tanggal keberangkatan program sebagaimana tercantum pada invoice/itinerary resmi.

Vendor/Pihak Ketiga

“Vendor/Pihak Ketiga” antara lain maskapai, hotel, land operator, transportasi, restoran, perusahaan asuransi, pusat aplikasi visa, kedutaan/konsulat, objek wisata, dan penyedia jasa perjalanan lainnya.

Saluran Resmi

WhatsApp Business, email perusahaan, sistem reservasi, atau media komunikasi resmi lain yang ditetapkan Avenir.

Force Majeure/Keadaan Kahar

peristiwa di luar kendali wajar para pihak yang tidak dapat dicegah atau diatasi secara wajar dan secara langsung menghalangi atau memengaruhi secara material pelaksanaan perjalanan, sebagaimana dijelaskan lebih lanjut pada bagian Force Majeure.

Kesalahan/kelalaian Avenir yang terbukti

“Kesalahan atau kelalaian Avenir yang terbukti” berarti kesalahan atau kelalaian yang didukung bukti objektif dan diakui secara tertulis oleh Avenir, disepakati para pihak melalui penyelesaian tertulis, atau ditetapkan oleh lembaga/otoritas/pengadilan yang berwenang sesuai ketentuan hukum. Penentuan tersebut tidak dilakukan secara sepihak oleh salah satu pihak.

Kontak

Untuk pertanyaan terkait Syarat & Ketentuan ini, hubungi:

• PT Avenir Wisata Internasional
• Jl. Boulevard Raya Summarecon, Emerald Office Blok UF 07, Summarecon Bekasi, Kota Bekasi, Jawa Barat 17142
• Telepon: (021) 894 94 235
• WhatsApp: 0822 1111 4933
• Email: contact@avenirtravel.co.id

Data pribadi diatur di halaman Kebijakan Privasi. Informasi kontak lainnya ada di halaman Kontak.